Jak można polepszyć działanie firmy? Czasami pomagają w tym najprostsze rozwiązania

Czymś często spotykanym w przedsiębiorstwach polskich oraz zagranicznych jest papierowy obieg faktur. Czy ten sposób jest najlepszy czy może istnieją inne, efektywniejsze i ekonomiczne sposoby?

Najczęściej faktury trafiają do kancelarii albo są zostawiane w sekretariacie, tam są później opisane, natomiast następnie przekazywane są do działu księgowości, w tym miejscu następuje ich zaksięgowanie i płatność. Nawet jak faktura będzie dostarczona na początek do działu księgowości, to i tak musi zostać opisana oraz zatwierdzona przez dział merytoryczny. Papierowy obieg faktur powoduje, iż faktury giną, albo są nazbyt długo przetrzymywane, przez to krążą kilka razy po firmie. Dział księgowy dosyć często nawet nie ma pojęcia o takich fakturach, a na koniec jest odpowiedzialny za opóźnienie w płatności i karne odsetki.

To także wpływa na problemy z właściwym obliczeniem podatku dochodowego lub podatku od towarów i usług. Żeby w związku z tym zażegnać takie problemy coraz większa ilość przedsiębiorstw decyduje się na przyjęcie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur zakupowych. Dokumenty te, które przychodzą do firmy są sortowane oraz zeskanowane. Specjalistyczne oprogramowanie jest odpowiedzialne za odczytanie informacji z zeskanowanej faktury - sprawdź, jakie usługi oferuje Efematic . Do tego celu wykorzystywana jest technologia OCR, jak również ICR. Obie są odpowiedzialne za rozpoznawanie znaków. System prezentuje skan faktury, jak również dane, które są wcześniej zweryfikowane przez odpowiednie algorytmy sprawdzające . Umożliwia to także ręczne korygowanie tych danych.

Jeśli po przestudiowaniu publikowanego tekstu będziesz chciał poszerzyć informacje na omawiany temat, to pomocne omówienie (http://rankingkont.pl/ranking-kont-firmowych/) bardzo Ci może pomóc - chodź i zobacz!

Skuteczność automatycznego odczytania tych danych ze skanu faktury za pierwszym podejściem może przekroczyć aż dziewięćdziesiąt procent.

Skan tego typu faktury może bezpośrednio trafiać do systemu finansowo-księgowego albo elektronicznego obiegu. Tego typu program wprowadza wciąż więcej firm, gdyż gwarantuje on efektywność obsługi jak i bardzo dobre wyniki każdego działu. To bardzo ważne, gdyż lepsza efektywność każdego działu, to również dobre działanie całej firmy. Przekłada się to na każdy szczegół, nawet ten mały, który jednakże ma wielki wpływ na pracujące w firmie osoby. Kto by nie chciał być w firmie, gdzie czuje się dobrze, jest usatysfakcjonowany ze swoich obowiązków? Tak właśnie mają się firmy, w jakich funkcjonują ulepszenia, jak elektroniczny obieg faktur.